Receta práctica de uso general. Adáptala a tu empresa, revisa lo que produzca la IA antes de usarlo y comprueba el contrato y la configuración de tu herramienta antes de meter datos. Tú decides cómo aplicarla y respondes de su uso.
Resumen. Un asistente de IA de empresa lee los pliegos de una licitación y te devuelve la lista de requisitos, documentos, plazos y criterios de valoración en una tabla, y después monta el primer borrador de la memoria o la oferta técnica a partir de tus ofertas ganadas, para que el equipo dedique sus horas a lo que puntúa. Es redacción y síntesis, lo que mejor se ha medido: en un experimento con 453 profesionales, entre ellos redactores de propuestas de subvenciones, redactar con IA llevó un 40 % menos de tiempo (Noy y Zhang, Science, 2023); para licitaciones en concreto no hay un estudio propio, así que mídelo tú.
Ficha rápida
| Para quién | Empresas que se presentan a concursos públicos o a ofertas privadas complejas: construcción, ingeniería, servicios (limpieza, seguridad, mantenimiento), industria, TIC, formación, entidades sociales. De 5 a 249 personas. La lleva el responsable de ofertas o el técnico de licitaciones. |
| Tiempo | 5 días. Unas 8 horas sobre una licitación real. |
| Esfuerzo | 2/5 · Configurar una herramienta y formar a un equipo. |
| Coste orientativo | 18-30 € por usuario y mes (asistente generalista en plan empresa, comprobado a 7-nov-2026). |
| Reglamento de IA | Riesgo mínimo. Solo te obliga el art. 4. |
| Datos personales | Bajo. Ojo con los currículos del equipo propuesto: datos personales de tus trabajadores. |
Qué necesitas antes de empezar
- Los pliegos de la licitación (cláusulas administrativas y prescripciones técnicas) o la petición del cliente, en PDF con texto.
- 5-10 ofertas propias, mejor si son ganadas, y las fichas de tus servicios.
- Asistente de IA de empresa con espacio de documentos (ver R01).
- Formación mínima: cómo pedir la matriz de requisitos y cómo verificarla contra el pliego.
Semáforo de datos para esta receta
| Color | ¿Lo meto? | Ejemplos |
|---|---|---|
| VERDE | Sí | Pliegos y anuncios publicados, normativa, fichas técnicas públicas. |
| AMARILLO | Sí, con la cuenta de empresa | Ofertas técnicas anteriores, metodologías propias, fichas de servicios. |
| NARANJA | Solo lo mínimo | Currículos del equipo propuesto: usa perfiles (“Ingeniero/a con 10 años en…”) sin nombre, DNI ni teléfono. |
| ROJO | No, salvo autorización de dirección | Tu oferta económica, márgenes, costes de personal, información confidencial de otros clientes en referencias. |
Paso a paso
- Sube los pliegos al asistente y usa el prompt 1.
- Comprueba la matriz contra el pliego: cada requisito, su apartado y su página. Lo que no esté en el pliego, se borra.
- Atento a los criterios de valoración y a los requisitos de exclusión (solvencia, plazos, formato, sobres). Un error aquí te deja fuera aunque la oferta sea buena.
- Busca cuánto tardaste en tu última oferta parecida. Es tu “antes”.
- Usa el prompt 2 para proponer el índice de la memoria técnica, alineado con los criterios de valoración.
- Reparte apartados: qué escribe la IA en borrador, qué escribe el técnico (soluciones propias, cálculos, mejoras), qué saca administración (documentación).
- Para cada apartado descriptivo, usa el prompt 3 con las ofertas anteriores como base.
- Las mejoras, la metodología propia y las cifras las pone el técnico.
- Cronometra.
- Usa el prompt 4: comprueba que la oferta responde a cada requisito y criterio, y que no supera límites de páginas o formato.
- Revisa a mano: nombres del organismo y del expediente, plazos, cifras, referencias. Ningún dato de otra licitación puede colarse.
- Si la IA te propone normas que aplicar, comprueba cada una en la fuente oficial (BOE o diario oficial). Regla: sin enlace oficial, no existe.
- Compara horas totales con el “antes” y anota errores encontrados en la revisión.
- Guarda la matriz, el índice y los apartados buenos en la biblioteca de ofertas.
- Decide: más ofertas presentadas con el mismo equipo, o más horas en los apartados que puntúan.
Prompts listos para copiar
Prompt 1 · Matriz de requisitos del pliego
Actúas como técnico de licitaciones de una empresa española de [SECTOR].
Te adjunto los pliegos de la licitación [EXPEDIENTE / NOMBRE].
Prepara estas tablas, citando SIEMPRE apartado y página:
1. DATOS CLAVE: organismo, objeto, lotes, presupuesto base, plazo de presentación (fecha y hora), forma de presentación, duración del contrato.
2. REQUISITOS DE SOLVENCIA Y DOCUMENTACIÓN: requisito | apartado | documento que lo acredita | ¿es excluyente?
3. CRITERIOS DE VALORACIÓN: criterio | puntos | ¿automático o por juicio de valor? | qué se valora exactamente | apartado.
4. REQUISITOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS: requisito | apartado.
5. LÍMITES DE FORMATO: páginas, tipo de letra, sobres o archivos.
Reglas: solo lo que dice el pliego. Si algo no consta, escribe NO CONSTA. No interpretes ni completes con lo que suele pedirse.
Al final, lista las contradicciones o ambigüedades entre los pliegos.
Prompt 2 · Índice de la oferta alineado con la valoración
Con la tabla de criterios de valoración:
"""[PEGA LA TABLA 3]"""
y nuestras ofertas anteriores (adjuntas), propón el índice de la memoria técnica:
- Un apartado por criterio, en el orden en que los valora el pliego.
- Para cada apartado: qué hay que demostrar, páginas recomendadas (proporcionales a los puntos, dentro del límite de [N] páginas), qué material propio sirve de base y qué tiene que aportar el técnico.
No propongas mejoras ni compromisos: eso lo decidimos nosotros.
Prompt 3 · Borrador de un apartado
Redacta el apartado "[APARTADO]" de nuestra oferta para [EXPEDIENTE].
Qué valora el pliego aquí: """[TEXTO DEL CRITERIO]"""
Base: los apartados equivalentes de nuestras ofertas anteriores adjuntas.
Datos específicos de esta oferta: """[EQUIPO EN PERFILES SIN NOMBRES, MEDIOS, PLAZOS, METODOLOGÍA PROPIA]"""
Máximo [N] palabras.
Reglas:
- No copies nombres de clientes, organismos, plazos ni cifras de ofertas anteriores.
- No inventes medios, certificaciones, experiencia ni compromisos. Si hace falta un dato, escribe [FALTA].
- Responde exactamente a lo que valora el pliego, usando sus mismas palabras clave.
Al final, lista los datos concretos que debo comprobar.
Prompt 4 · Revisión de cumplimiento contra el pliego
Actúas como miembro de la mesa de contratación, exigente.
Pliegos: adjuntos. Nuestra oferta técnica: adjunta.
1. Tabla: Requisito o criterio | ¿Lo cubre la oferta? (sí/parcial/no) | Dónde (apartado) | Qué falta.
2. ¿Se respetan los límites de formato y páginas?
3. Lista cualquier dato de la oferta que no coincida con el pliego (nombre del organismo, expediente, plazos, lotes).
4. Detecta frases que parezcan de otra oferta (otros clientes, otros lugares).
No valores la calidad: solo el cumplimiento.
Cómo medir el beneficio
- Métrica: horas por oferta (desde que llega el pliego hasta que se presenta).
- Calidad: errores de cumplimiento detectados en la revisión; exclusiones o subsanaciones pedidas por la mesa.
- Resultado a 6 meses: nº de ofertas presentadas con el mismo equipo y tasa de adjudicación (es orientativo: hay muchas causas).
- Hoja simple:
| Expediente | Tipo | Horas antes (media) | Horas con IA | Errores en revisión | Subsanación pedida | Puntuación técnica | Adjudicada |
|---|
Riesgos y cómo evitarlos
| Riesgo | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Requisitos inventados u omitidos en la matriz. | Apartado y página en cada fila. Comprobación contra el pliego. Revisión por una segunda persona. |
| Datos de otra licitación que se cuelan (el nombre de otro organismo es el error más típico). | Regla en el prompt 3. Revisión del día 4 (prompt 4, punto 4). |
| Normas o compromisos inventados. Incluso las herramientas jurídicas inventan entre el 17 % y el 33 % de las veces (Magesh y otros, 2024). | La IA no propone mejoras ni normas: lo decide el técnico. Toda norma se comprueba en la fuente oficial. |
| Currículos con datos personales. | Perfiles sin nombre en la IA; los datos completos se ponen al final, fuera de la herramienta. |
| Normativa de contratación. | La IA no cambia lo que exige el pliego ni la normativa de contratación pública. Si el pliego pide declarar algo sobre el uso de medios, cúmplelo. |
| Reglamento de IA. | Riesgo mínimo: art. 4. |
Errores típicos
- No leer el pliego “porque ya está la matriz”.
- Dejar que la IA rellene los criterios con frases genéricas: los evaluadores lo notan.
- Copiar una oferta anterior entera con otro nombre.
- Superar el límite de páginas.
- Meter la oferta económica en el asistente.
Siguiente nivel
En ventas y marketing, esta receta te lleva al nivel 3: propuestas comerciales con plantilla asistida. En ingeniería, apunta al nivel 4 (extracción de requisitos y mediciones de pliegos integrada en el flujo).
- Nivel 4: biblioteca de ofertas organizada por criterio, con apartados aprobados reutilizables; extracción de mediciones preliminares (siempre contrastadas con el plano antes de presupuestar).
- Nivel 5: mides tiempo por oferta, tasa de adjudicación y puntuación técnica media, y mejoras la biblioteca con cada resultado.
Fuentes
- E03 · Noy y Zhang (2023), Science, 381(6654). RCT, 453 profesionales (incluidos redactores de subvenciones). VERIFICADO (nota oficial).
- E02 · Dell’Acqua y otros (2023). RCT, 758 consultores: dentro de la frontera, +12,2 % de tareas y 25,1 % más rápido. VERIFICADO.
- E11 · Magesh y otros (2024). arXiv:2405.20362. VERIFICADO.
- C02, C03 · Ferrovial y Sacyr usan IA generativa para redactar y resumir documentación (casos de empresa). SIN VERIFICAR.
- Reglamento (UE) 2024/1689, art. 4: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
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