Receta práctica de uso general. Adáptala a tu empresa, revisa lo que produzca la IA antes de usarlo y comprueba el contrato y la configuración de tu herramienta antes de meter datos. Tú decides cómo aplicarla y respondes de su uso.
Resumen. Le das a un asistente de IA de empresa el alcance de una obra o proyecto (memoria, pliego, presupuesto por capítulos) y te devuelve un primer desglose de tareas, dependencias, hitos y riesgos que tu jefe de obra o de proyecto revisa y ajusta. No sustituye al planificador ni al software de planificación: le ahorra el folio en blanco. En tareas de análisis y redacción como esta, los profesionales hicieron un 12,2 % más de tareas y un 25,1 % más rápido con IA, pero acertaron menos cuando la tarea quedaba fuera de lo que la IA hace bien (Dell’Acqua et al., 2023). Por eso la revisión experta es obligatoria.
Ficha rápida
| Para quién | Constructoras, ingenierías, instaladoras, talleres y empresas que trabajan por proyectos. De 5 a 249 personas. Lo lleva el jefe de obra o de proyecto. |
| Tiempo | 5 días. Unas 6 horas. |
| Esfuerzo | 2/5 · No hay que integrar nada: asistente de IA de empresa y tu herramienta de planificación de siempre. |
| Coste orientativo | 18-30 € por usuario y mes con un asistente generalista en plan empresa (comprobado a 7-nov-2026). |
| Reglamento de IA | Riesgo mínimo: planificar tareas de un proyecto no es un caso del Anexo III. Cambia si usas la IA para asignar tareas o evaluar a trabajadores concretos (Anexo III.4.b). |
| Datos personales | Bajo, si no metes nombres de trabajadores ni datos de clientes particulares. |
Qué necesitas antes de empezar
- Un proyecto real ya terminado para probar (sabes cómo salió de verdad) y uno nuevo para aplicar.
- Documentos del alcance: memoria, pliego, mediciones o presupuesto por capítulos.
- Asistente de IA de empresa, con cuenta de empresa y sin entrenamiento con tus datos (ver R01).
- Tu herramienta de planificación de siempre (hoja de cálculo, diagrama de Gantt o software de planificación).
Semáforo de datos para esta receta
| Color | ¿Lo meto? | Ejemplos |
|---|---|---|
| VERDE | Sí | Pliegos y proyectos públicos, normativa técnica, descripciones genéricas de tareas. |
| AMARILLO | Sí, con cuenta de empresa | Memorias, mediciones y presupuestos propios, plazos internos, rendimientos de tus equipos. |
| NARANJA | No | Nombres de trabajadores, datos de subcontratas con personas físicas, datos de clientes particulares. |
| ROJO | Nunca | Datos de salud o bajas, evaluaciones de trabajadores, ofertas confidenciales de terceros. |
Paso a paso
- Elige un proyecto terminado del que sepas cómo fue de verdad.
- Pásale al asistente su alcance con el prompt 1 y compara su desglose con lo que realmente pasó.
- Apunta qué acierta y qué olvida. Ese es tu listón de confianza.
- Usa el prompt 1 con el alcance del proyecto nuevo.
- Revisa el desglose: corrige, añade lo que falte y marca las dependencias que no ve.
- Pásalo a tu herramienta de planificación de siempre.
- Usa el prompt 2 para generar una lista de riesgos de plazo y coste con medidas.
- La seguridad y salud la valida siempre el técnico de prevención: la IA solo ayuda a no olvidar cosas.
- Usa el prompt 3 para preparar el resumen de planificación para el cliente o la dirección.
- Revisa cada fecha y cifra antes de enviarlo.
- Cada semana, usa el prompt 4 con el avance real para detectar desviaciones.
- Compara cuánto tardaste en preparar la planificación con tu “antes”.
Prompts listos para copiar
Prompt 1 · Desglose de tareas, dependencias e hitos
Eres un planificador de [OBRA / PROYECTO] con experiencia en [SECTOR]. Con este alcance:
"""[PEGA MEMORIA, PLIEGO O PRESUPUESTO POR CAPÍTULOS]"""
Prepara un primer desglose:
1. Fases y tareas (máximo 40), agrupadas por capítulos.
2. Para cada tarea: dependencias (qué debe terminar antes), duración orientativa en días laborables y supuestos que haces.
3. Hitos clave y camino crítico probable.
Reglas: no inventes cantidades ni rendimientos que no estén en el texto; si necesitas un dato, escribe [DATO NECESARIO: ...]. Marca con [REVISAR] lo que dependa de normativa, permisos o suministros.
Formato: tabla con columnas Fase | Tarea | Depende de | Duración (días) | Supuestos.
Prompt 2 · Riesgos de plazo y coste
Con este desglose de tareas:
"""[PEGA EL DESGLOSE REVISADO]"""
Lista los 15 riesgos más probables de retraso o sobrecoste (suministros, permisos, meteorología, subcontratas, interferencias, cambios del cliente).
Para cada uno: probabilidad (baja/media/alta), impacto, tarea afectada y una medida preventiva concreta.
No incluyas riesgos de seguridad y salud laboral: esos los evalúa el técnico de prevención.
Prompt 3 · Resumen para el cliente o la dirección
Con esta planificación:
"""[PEGA HITOS, DURACIÓN TOTAL Y RIESGOS PRINCIPALES]"""
Redacta un resumen de máximo 250 palabras para [CLIENTE / DIRECCIÓN]: plazo total, hitos principales, qué necesitamos de ellos y cuándo, y los 3 riesgos que más conviene vigilar.
Tono claro y profesional. No prometas fechas que no estén en el texto.
Prompt 4 · Seguimiento semanal
Planificación prevista:
"""[PEGA TAREAS CON FECHAS PREVISTAS]"""
Avance real a [FECHA]:
"""[PEGA % DE AVANCE O FECHAS REALES]"""
Indica qué tareas van retrasadas, cuáles afectan al camino crítico y qué opciones hay para recuperar plazo. No inventes datos: si falta información, pídela.
Cómo medir el beneficio
- Métrica: horas para preparar la planificación inicial de un proyecto, antes y después.
- Calidad: nº de tareas o riesgos importantes que la IA olvidó (detectados en la revisión); desviación real de plazo frente a la planificada.
- Hoja simple:
| Proyecto | Horas de planificación (antes) | Horas (con IA) | Tareas olvidadas por la IA | Desviación de plazo |
|---|
Riesgos y cómo evitarlos
| Riesgo | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Duraciones o dependencias erróneas. | La IA propone; el jefe de obra o de proyecto decide. Prueba primero con un proyecto terminado (día 1). |
| Datos inventados. | Instrucción de no inventar cantidades y marcar [DATO NECESARIO]. Revisa cada cifra antes de enviar nada. |
| Seguridad y salud. | La IA no sustituye la evaluación de riesgos laborales ni al técnico de prevención. |
| Información confidencial. | Cuenta de empresa con contrato y sin entrenamiento con tus datos. No metas ofertas confidenciales de terceros. |
| Decisiones sobre trabajadores. | Si usaras la IA para asignar tareas o evaluar a personas concretas, podría ser alto riesgo (Anexo III.4.b): consulta antes. |
Errores típicos
- Dar por buena la primera planificación sin revisarla.
- No probar antes con un proyecto ya terminado.
- Meter nombres de trabajadores o datos de clientes particulares.
- Enviar al cliente fechas que nadie ha revisado.
Siguiente nivel
En operaciones e ingeniería, esta receta te lleva al nivel 3-4: planificación asistida con un método común en la empresa.
- Nivel 5: comparas en cada proyecto el plazo planificado con el real y ajustas tus instrucciones con lo aprendido.
Fuentes
- E02 · Dell’Acqua et al. (2023). Navigating the Jagged Technological Frontier. Experimento con 758 consultores de BCG. VERIFICADO (PDF del estudio).
- Reglamento (UE) 2024/1689, Anexo III.4.b: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
Siguiente paso: haz el diagnóstico gratuito de InteligenciaArtificial.eu (5 minutos la versión rápida): tu grado de implantación frente a tu sector y, según tus respuestas, qué te pide el Reglamento europeo de IA → Empezar gratis
Antes de empezar
- Esta receta es una guía práctica orientativa, no asesoramiento jurídico ni técnico.
- Adáptala a tu empresa, tu sector y tus herramientas.
- Verifica siempre lo que produce la IA antes de usarlo o enviarlo.
- Si hay datos personales o decisiones sobre personas, consulta a un profesional (asesoría jurídica o delegado de protección de datos) antes de ponerla en marcha.
Información general, no asesoramiento jurídico ni profesional. Los resultados dependen de tu empresa: mide antes y después.
Más contexto: cómo implantar la IA en la empresa, por dónde empezar y todas las guías.