Receta práctica de uso general. Adáptala a tu empresa, revisa lo que produzca la IA antes de usarlo y comprueba el contrato y la configuración de tu herramienta antes de meter datos. Tú decides cómo aplicarla y respondes de su uso.
Resumen. Cargas los manuales de tus equipos críticos y tu histórico de averías en un asistente de IA de empresa, y con él preparas checklists de mantenimiento preventivo, conviertes los partes dictados en el móvil en registros ordenados y das a los técnicos menos veteranos una primera pista de diagnóstico sacada del manual. El mecanismo está medido en otro sector: en soporte técnico, un asistente que pone el saber de los expertos al alcance de los nuevos aumentó un 34 % la productividad de los novatos (Brynjolfsson, Li y Raymond, 2025); en planta no hay un estudio con esa cifra, así que mídelo tú.
Ficha rápida
| Para quién | Industria, alimentación, transporte (flotas y talleres), agua y energía, hoteles (instalaciones), explotaciones agrarias, empresas de mantenimiento. De 10 a 249 personas. La lleva el jefe de mantenimiento. |
| Tiempo | 5 días. Unas 8 horas, con 3-5 equipos críticos. |
| Esfuerzo | 2/5 · Configurar una herramienta y formar a un equipo. |
| Coste orientativo | 18-30 € por usuario y mes (asistente generalista en plan empresa, comprobado a 7-nov-2026). Una GMAO con dictado e IA: depende del proveedor. |
| Reglamento de IA | Riesgo mínimo. Cuidado si la IA llegara a ser componente de seguridad de una máquina o de una infraestructura crítica (agua, gas, electricidad): podría ser alto riesgo. Esta receta no lo es. |
| Datos personales | Bajo. Los partes llevan el nombre del técnico; no se usan para evaluarle. |
Qué necesitas antes de empezar
- Manuales en PDF de 3-5 equipos críticos (fabricante y, si los hay, procedimientos internos).
- Histórico de averías, aunque sea en una hoja de cálculo o en partes de papel de los últimos 12 meses.
- Lista de equipos con código.
- Asistente de IA de empresa con espacio de documentos, accesible desde el móvil o una tableta en planta (ver R01).
- Formación mínima: 30 minutos para los técnicos: cómo preguntar, cuándo NO fiarse y parar la máquina.
Semáforo de datos para esta receta
| Color | ¿Lo meto? | Ejemplos |
|---|---|---|
| VERDE | Sí | Manuales de fabricante, normas técnicas publicadas. |
| AMARILLO | Sí, con la cuenta de empresa | Histórico de averías, procedimientos internos, códigos de equipos, partes de trabajo. |
| NARANJA | Lo mínimo | Nombre del técnico en el parte (usa iniciales o código). |
| ROJO | No | Esquemas de seguridad de infraestructuras críticas, accesos y contraseñas de autómatas o SCADA, datos de salud de trabajadores (accidentes). |
Paso a paso
- Elige los 3-5 equipos cuya parada cuesta más.
- Reúne sus manuales en PDF (si son escaneos, pásalos por reconocimiento de texto) y el histórico de averías de 12 meses en una hoja: fecha, equipo, síntoma, causa, solución, repuesto, horas de parada.
- Crea en el asistente un espacio “Mantenimiento” y súbelo todo. Pega como instrucciones fijas el prompt 1.
- Anota el tiempo medio de diagnóstico de las últimas averías, si lo tienes. Es tu “antes”.
- Para cada equipo, usa el prompt 2: checklist diaria, semanal y mensual sacada del manual.
- Revisa cada punto con el manual y con tu experiencia. Añade lo que el manual no dice y vosotros sabéis.
- Imprímela o pásala a la GMAO. Los procedimientos de seguridad (consignación, bloqueo y etiquetado) los valida el técnico de prevención.
- Elige 10-15 averías del histórico ya resueltas.
- Pregunta al asistente con el prompt 3 solo el síntoma, como lo diría un técnico.
- Compara su propuesta con lo que realmente era. Cuenta aciertos: causa correcta en la primera propuesta, en las tres primeras, o no.
- Los técnicos dictan cada parte en el móvil (grabadora o dictado de la herramienta de empresa).
- El texto se pasa por el prompt 4, que lo convierte en un registro ordenado.
- El técnico revisa el registro antes de guardarlo. Al final del día, mira si los partes están más completos que los de antes.
- Mira el % de aciertos del día 3 y la completitud de los partes del día 4.
- Si acierta en las 3 primeras propuestas en la mayoría de casos, ponlo a disposición de los técnicos nuevos, con la regla “primero seguridad, luego pregunta”.
- Mantén los partes por voz: el histórico ordenado es la condición para cualquier mantenimiento predictivo futuro.
Prompts listos para copiar
Prompt 1 · Instrucciones fijas del asistente de mantenimiento
Eres el asistente de mantenimiento de [EMPRESA]. Ayudas a técnicos de planta usando SOLO los manuales y el histórico de averías adjuntos.
Reglas:
1. Ante cualquier intervención, recuerda primero: consignación y bloqueo según el procedimiento de la empresa, y EPIs. No des pasos que impliquen intervenir con la máquina en tensión o en marcha.
2. Para cada respuesta, cita el manual (documento y página) o la avería del histórico (fecha y equipo) en la que te basas.
3. Si no está en los documentos, di "No lo encuentro en los manuales ni en el histórico" y recomienda llamar a [RESPONSABLE] o al servicio técnico del fabricante. No improvises.
4. Respuestas cortas, en pasos numerados, aptas para leer en el móvil.
5. No evalúes a los técnicos ni comentes quién hizo cada reparación.
Prompt 2 · Checklist de mantenimiento preventivo
Con el manual del equipo [CÓDIGO Y NOMBRE] (adjunto), prepara su checklist de mantenimiento preventivo.
Tabla por frecuencia (diaria / semanal / mensual / anual): Punto a revisar | Qué se comprueba y valor correcto | Herramienta o material | Página del manual | ¿Requiere consignación? (sí/no).
Reglas: solo lo que diga el manual; si un valor no aparece, escribe NO CONSTA. No inventes pares de apriete, presiones, temperaturas ni intervalos.
Al final, lista los puntos de seguridad que debe validar el técnico de prevención.
Prompt 3 · Primera pista ante una avería
Equipo: [CÓDIGO Y NOMBRE]. Síntoma: [LO QUE PASA, p. ej., "para con alarma E47 al arrancar en frío"].
Lo que ya he comprobado: [LISTA].
Dame:
1. Las 3 causas más probables según el manual y el histórico, de más a menos probable, con la fuente de cada una.
2. Para la primera causa, los pasos de comprobación en orden, recordando la consignación.
3. Repuestos que podrían hacer falta (si constan).
Si la información no basta para orientar, dilo y dime qué dato me falta.
Prompt 4 · Del parte dictado al registro
Convierte este parte dictado por un técnico en un registro estructurado:
"""[PEGA EL TEXTO DEL DICTADO]"""
Campos: Fecha | Equipo (código) | Síntoma | Causa encontrada | Acción realizada | Repuestos (referencia y cantidad) | Horas de intervención | Horas de parada | Pendiente.
Reglas: solo lo dicho en el parte. Si un campo no se menciona, escribe NO CONSTA. No interpretes causas que el técnico no haya dicho.
Al final, una línea: "Falta preguntar al técnico:" con los campos vacíos importantes.
Cómo medir el beneficio
- Métricas: aciertos de diagnóstico en la prueba con averías pasadas; tiempo medio de diagnóstico y reparación (MTTR) en los próximos 3 meses; % de partes completos.
- Antes / después: histórico de los 12 meses anteriores frente a los 3 siguientes, separando técnicos nuevos y veteranos.
- Hoja simple:
| Fecha | Equipo | Técnico (nuevo/veterano) | ¿Usó el asistente? | Min. hasta diagnóstico | Horas de parada | ¿Acertó la 1.ª propuesta? | Parte completo (sí/no) |
|---|
Riesgos y cómo evitarlos
| Riesgo | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Accidentes por seguir una indicación errónea. | El asistente no sustituye los procedimientos de seguridad ni la consignación. Regla 1 del prompt fijo. Validación del técnico de prevención para todo lo que toque seguridad. “Si dudas, para la máquina y llama”. |
| Valores técnicos inventados (presiones, pares, intervalos). | Solo valores del manual, con página. NO CONSTA si no aparece. |
| Usar los partes para vigilar a los técnicos. | Los partes son para el equipo, no para evaluar personas. Evaluar el rendimiento de trabajadores con IA es alto riesgo (Anexo III.4.b). Y analizar sus emociones por la voz está prohibido (art. 5.1.f). |
| Seguridad de máquinas e infraestructuras. | Si algún día la IA actúa como componente de seguridad de una máquina sujeta a evaluación por tercero (Anexo I, desde 2-ago-2028) o de la gestión de agua, gas, calefacción o electricidad (Anexo III.2, desde 2-dic-2027), puede ser alto riesgo: consulta antes. Un asistente que solo informa al técnico, o el control de calidad y la optimización, no son componente de seguridad (art. 6.1 bis, Reglamento 2026/1744). |
| Reglamento de IA en esta receta. | Riesgo mínimo: art. 4. |
Errores típicos
- Cargar 200 manuales a la vez: empieza por 3-5 equipos críticos.
- Manuales escaneados sin texto.
- Usar el asistente como excusa para no formar a los nuevos con un veterano.
- Dejar los partes dictados sin revisar.
- Saltar directamente al mantenimiento predictivo con sensores sin tener histórico. Antes, calcula cuánto te costó cada parada del último año: si ningún equipo pasa de unos miles de euros, no es prioritario.
Siguiente nivel
En mantenimiento, esta receta te lleva al nivel 3: partes digitales y asistente con manuales e histórico; la IA resume las averías y sugiere causas. En operaciones, al nivel 3 con el asistente técnico.
- Nivel 4: sensores y modelos que avisan de anomalías (mantenimiento predictivo) en los equipos críticos, solo cuando ya tengas histórico ordenado.
- Nivel 5: mides tiempo medio entre fallos, tiempo medio de reparación, paradas no planificadas y coste por equipo.
Fuentes
- E01 · Brynjolfsson, Li y Raymond (2025). The Quarterly Journal of Economics, 140(2). Cuasi-experimento con 5.179 agentes: +14 % de media, +34 % en novatos. VERIFICADO (resumen NBER). Evidencia indirecta para mantenimiento.
- E17b · DBT (2025). Resumir es de lo que más ahorra. VERIFICADO.
- C09, C10 · Aigües de Barcelona y Aigües del Prat: detección de fugas con IA (casos de empresa). SIN VERIFICAR.
- Reglamento (UE) 2024/1689, art. 5.1.f, art. 6.1 y 6.1 bis (Reglamento 2026/1744), Anexo I, Anexo III.2 y III.4.b: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
../legal/clasificacion.md§2.1 y §2.4.
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