Receta práctica de uso general. Adáptala a tu empresa, revisa lo que produzca la IA antes de usarlo y comprueba el contrato y la configuración de tu herramienta antes de meter datos. Tú decides cómo aplicarla y respondes de su uso.
Resumen. La lectura automática de facturas extrae proveedor, NIF, fecha, base, IVA y total de los PDF o de las fotos de tiques y propone el asiento para que alguien lo valide, y muchas veces ya viene incluida en tu programa contable sin que nadie la haya activado. La administración es el uso de IA más extendido en las empresas británicas que la usan (81 %, encuesta oficial DSIT 2026), pero no hay un experimento público que mida el ahorro en pymes: esta receta te enseña a medir el tuyo campo a campo.
Ficha rápida
| Para quién | Administración de cualquier pyme con más de 50 facturas recibidas al mes; asesorías y gestorías que contabilizan para clientes; construcción, distribución, transporte, hostelería, agricultura. La lleva el responsable de administración. |
| Tiempo | 5 días. Unas 6 horas. |
| Esfuerzo | 2/5 · Configurar una herramienta y formar a un equipo. |
| Coste orientativo | Depende: si tu programa contable o ERP ya trae la captura de facturas, puede estar incluido en tu plan; si no, el coste depende del proveedor y del nº de documentos. |
| Reglamento de IA | Riesgo mínimo. Solo te obliga el art. 4. |
| Datos personales | Bajo en facturas entre empresas. Las facturas de autónomos y los tiques con nombre son datos personales: herramienta con contrato de encargado. |
Qué necesitas antes de empezar
- Facturas en digital (PDF) o un buzón de correo dedicado a recibirlas. Las de papel, escaneadas o fotografiadas con buena luz.
- Saber si tu programa contable ya tiene captura inteligente de facturas o conciliación bancaria asistida. Es lo primero que se comprueba (día 1).
- Una semana de facturas para la prueba (al menos 30).
- Formación mínima: 1 hora para revisar excepciones.
Semáforo de datos para esta receta
| Color | ¿Lo meto? | Ejemplos |
|---|---|---|
| VERDE | Sí | Plan contable, normativa publicada. |
| AMARILLO | Sí, en la herramienta contable o en el asistente de empresa | Facturas de proveedores empresa, extractos de un mes para pruebas. |
| NARANJA | Solo en herramienta con contrato de encargado | Facturas de autónomos, tiques con nombre, nóminas (mejor fuera de esta receta). |
| ROJO | No en asistentes generalistas | Certificados digitales, claves de banca, contraseñas de la sede electrónica, extractos completos con IBAN de terceros. |
Paso a paso
- Entra en tu programa contable o ERP y busca funciones como “captura”, “digitalización de facturas”, “lectura automática”, “OCR” o “conciliación automática”. O pregunta a tu proveedor o a tu asesoría.
- Si la tienes: actívala para una cuenta de prueba o para una semana. Si no: valora un servicio de reconocimiento de documentos con IA que se conecte con tu programa (pide prueba gratuita) o, solo para la prueba, el asistente de empresa con el prompt 1.
- Cuenta cuántas facturas recibes al mes y cronometra 10 contabilizadas a mano: minutos por factura. Es tu “antes”.
- Si ya recibes muchas facturas electrónicas estructuradas, no hace falta “leerlas” con IA: se importan. Céntrate en los PDF y los tiques.
- Pasa al menos 30 facturas por la lectura automática.
- No contabilices nada todavía sin revisar.
- Rellena la hoja de aciertos campo a campo (proveedor, NIF, fecha, nº de factura, base, tipo de IVA, cuota, total, retención).
- Calcula el % de acierto por campo. Mira qué falla: ¿facturas con varios tipos de IVA? ¿tiques arrugados? ¿proveedores extranjeros?
- Configura las reglas del programa: cuenta contable por proveedor, avisos de NIF desconocido, duplicados.
- Usa el prompt 2 para revisar un lote y detectar incoherencias (base × IVA ≠ cuota, facturas duplicadas, fechas raras).
- Si tu programa tiene sincronización bancaria y conciliación asistida, concilia un mes con la propuesta automática y cuenta cuántos apuntes hubo que corregir.
- Usa el prompt 3 para redactar recordatorios de cobro educados y firmes a clientes con facturas vencidas (con datos mínimos).
- Ningún pago sale sin doble validación humana, y menos un cambio de cuenta bancaria de un proveedor (prompt 4).
- Compara minutos por factura: antes y con lectura automática (incluida la revisión).
- Decide el umbral: por ejemplo, si el acierto es ≥ 95 % en todos los campos importantes, pasas a “revisar solo las excepciones”; si no, se sigue revisando todo.
- Habla con tu asesoría: puede que ya trabaje con un sistema que reciba tus facturas directamente.
Prompts listos para copiar
Prompt 1 · Extraer datos de facturas (solo para prueba, en asistente de empresa)
Te adjunto [N] facturas de proveedores en PDF. Para cada una, extrae en una tabla:
Archivo | Proveedor | NIF proveedor | Nº factura | Fecha | Base imponible | Tipo IVA | Cuota IVA | Retención | Total | Moneda.
Reglas:
- Copia los datos tal como aparecen. No calcules ni corrijas nada.
- Si hay varios tipos de IVA, una fila por tipo.
- Si un campo no se lee o no aparece, escribe NO CONSTA. No lo supongas.
- Añade una columna "Dudas" con lo que no esté claro.
Prompt 2 · Revisar coherencia de un lote
Revisa esta tabla de facturas ya extraídas:
"""[PEGA LA TABLA O ADJUNTA EL ARCHIVO]"""
Comprueba y muestra el cálculo:
1. Base × tipo de IVA = cuota (tolerancia de 0,01 €).
2. Base + cuota − retención = total.
3. Posibles duplicados (mismo proveedor, nº y total).
4. Fechas futuras o de hace más de un año.
5. NIF con formato extraño.
Tabla de incidencias: Fila | Problema | Datos. No corrijas los datos: solo señala.
Prompt 3 · Recordatorio de cobro
Redacta un recordatorio de pago para un cliente empresa.
Datos: factura [Nº] de [FECHA], importe [IMPORTE], vencida el [FECHA]. Es el [primer/segundo] aviso.
Tono: [amable / firme], profesional, sin amenazas. Máximo 100 palabras.
Incluye cómo pagar: [FORMA DE PAGO, sin poner el IBAN completo en el prompt; lo añado yo].
No inventes intereses de demora, recargos ni plazos que no te haya dado.
Prompt 4 · ¿Es sospechoso este correo de un proveedor?
Analiza este correo que dice venir de un proveedor (he quitado datos bancarios):
"""[PEGA EL CORREO, con remitente completo]"""
¿Tiene señales de fraude del falso proveedor o del falso directivo? (cambio de cuenta bancaria, urgencia, remitente parecido pero distinto, presión, faltas, adjuntos raros).
Lista las señales que ves y las que no. Termina SIEMPRE con: "Verifica por teléfono con un número que ya tuvieras, no con el del correo, antes de cambiar cualquier dato o pagar."
No digas que es seguro.
Cómo medir el beneficio
- Métrica: minutos por factura (incluida la revisión) y facturas al mes.
- Calidad: % de acierto por campo y nº de errores contables detectados después.
- Ahorro estimado al mes = (minutos antes − minutos después) × facturas al mes / 60.
- Hoja simple de aciertos (día 2):
| Factura | Proveedor ✓/✗ | NIF ✓/✗ | Nº ✓/✗ | Fecha ✓/✗ | Base ✓/✗ | IVA ✓/✗ | Total ✓/✗ | Min. revisión |
|---|
Riesgos y cómo evitarlos
| Riesgo | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Contabilizar datos mal leídos. | No contabilizar sin revisión hasta tener la tasa de acierto medida. Revisión de excepciones siempre. |
| Fraude del falso proveedor (correos verosímiles, incluso escritos con IA, que piden cambiar la cuenta). | Doble validación humana de pagos y de cambios de cuenta. Llamada a un teléfono conocido. Nunca pagos automáticos sin confirmación. |
| Declaraciones fiscales. | Impuestos y cuentas anuales: siempre con el responsable contable o la asesoría. |
| Datos personales (autónomos, tiques con nombre). | Herramienta con contrato de encargado (art. 28 RGPD). |
| Pagar dos veces por lo mismo (una función que ya tenías). | Comprobar el día 1 lo que incluye tu programa contable. |
| Reglamento de IA. | Riesgo mínimo: art. 4. |
Errores típicos
- Comprar una herramienta nueva sin mirar lo que trae tu programa.
- Medir “a ojo” en vez de campo a campo.
- Dejar de revisar el segundo mes.
- Pegar extractos bancarios completos en un chatbot.
- Automatizar pagos.
Siguiente nivel
En administración y contabilidad, esta receta te lleva al nivel 3: lectura automática de facturas y conciliación bancaria asistida, configuradas en el programa contable, con revisión humana de excepciones.
- Nivel 4: flujo integrado: las facturas entran por correo, se leen, se contabilizan y se proponen pagos (con validación humana). Previsión de tesorería semanal con ayuda de la IA, comparada 4 semanas con la caja real.
- Nivel 5: mides tiempo por factura, errores, días de cobro y de cierre, y los revisas cada trimestre.
Fuentes
- E26 · DSIT (29-oct-2026). AI adoption survey report 2026: executive summary. 3.503 empresas británicas; la administración es el uso n.º 1 (81 % de las que usan IA). VERIFICADO.
- E15 · Challapally y otros (2025). MIT Project NANDA: el mejor retorno estaría en el back-office. SIN VERIFICAR, resultados preliminares.
procesos.json→af_lectura_facturas,af_conciliacion(confianza media y baja).- Reglamento (UE) 2024/1689, art. 4: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj · RGPD, art. 28.
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