Receta práctica de uso general. Adáptala a tu empresa, revisa lo que produzca la IA antes de usarlo y comprueba el contrato y la configuración de tu herramienta antes de meter datos. Tú decides cómo aplicarla y respondes de su uso.
Resumen. Un asistente de IA de empresa lee de 3 a 10 ofertas en PDF, cada una con su formato, y te devuelve una tabla homogénea con precio, plazo, condiciones y exclusiones, para que tú compruebes las cifras y decidas. Extraer y sintetizar información está dentro de lo que la IA hace bien: en un experimento con 758 consultores de BCG, en ese tipo de tareas trabajaron un 25,1 % más rápido (Dell’Acqua y otros, 2023); para comparativas de ofertas no hay un estudio propio, así que mídelo tú.
Ficha rápida
| Para quién | Construcción (subcontratas), industria y alimentación (materias primas, servicios), comercio y distribución, hostelería, agua y energía. De 5 a 249 personas. La lleva compras, jefe de obra o administración. |
| Tiempo | 5 días. Unas 4 horas. |
| Esfuerzo | 1/5 · Una persona, una semana, sin informática. |
| Coste orientativo | 18-30 € por usuario y mes (asistente generalista en plan empresa, comprobado a 7-nov-2026). |
| Reglamento de IA | Riesgo mínimo. Solo te obliga el art. 4. |
| Datos personales | Bajo. Las ofertas son de empresas, pero sus precios son información confidencial del proveedor. |
Qué necesitas antes de empezar
- Las ofertas en PDF con texto (si son escaneos, pásalas antes por reconocimiento de texto).
- Tu petición de oferta o, si no la hay, la lista de lo que pediste: partidas, cantidades, plazos, condiciones.
- Asistente de IA de empresa que no entrene con tus datos (ver R01). Los precios de terceros no van nunca a cuentas personales.
- Formación mínima: saber comprobar cada precio contra el original.
Semáforo de datos para esta receta
| Color | ¿Lo meto? | Ejemplos |
|---|---|---|
| VERDE | Sí | Fichas técnicas publicadas, catálogos públicos. |
| AMARILLO | Sí, con la cuenta de empresa | Tu petición de oferta, tus criterios de compra. |
| NARANJA | Solo lo mínimo | Nombres y teléfonos de los comerciales: no hacen falta, quítalos o ignóralos. |
| ROJO | Solo en herramienta de empresa sin entrenamiento, y con autorización de dirección | Precios y condiciones de las ofertas de terceros, tus márgenes y presupuesto objetivo. Si la oferta tiene cláusula de confidencialidad, compruébala antes. |
Paso a paso
- Elige una comparativa ya hecha a mano (la última) y una que tengas que hacer esta semana.
- Anota cuánto tardaste en la última. Es tu “antes”.
- Escribe tus criterios: qué importa (precio total, plazo, garantía, forma de pago, penalizaciones) y qué es eliminatorio.
- Sube las mismas ofertas al asistente y usa el prompt 1.
- Compara la tabla de la IA con la tuya, celda por celda. Cuenta las diferencias y quién tenía razón.
- Ajusta el prompt con lo aprendido (por ejemplo, “el transporte suele ir en las condiciones generales”).
- Usa el prompt 1 con las ofertas nuevas.
- Pasa el prompt 2 para detectar lo que falta o no es comparable (partidas que un proveedor no incluye, IVA sí o no, portes).
- Comprueba todos los importes de la tabla final con el PDF original. Cronometra.
- Con el prompt 3, redacta las preguntas de aclaración a cada proveedor.
- Si tienes que pedir nuevas ofertas, usa el prompt 4 para escribir una petición clara que haga más fácil comparar la próxima vez.
- La adjudicación la decides tú. La IA no elige proveedor.
- Compara tiempos (incluida la comprobación) y errores encontrados.
- Si funciona, crea una plantilla de tabla fija para todas las comparativas.
- Guarda los prompts en la carpeta compartida.
Prompts listos para copiar
Prompt 1 · Tabla homogénea de ofertas
Actúas como técnico de compras de una empresa de [SECTOR].
Te adjunto [N] ofertas de proveedores para [QUÉ SE COMPRA].
Lo que pedimos:
"""
[PARTIDAS, CANTIDADES, PLAZO, CONDICIONES QUE PEDIMOS]
"""
Haz una tabla con una columna por proveedor y estas filas:
precio por partida | precio total | ¿IVA incluido? | portes o transporte | plazo de entrega | validez de la oferta | forma de pago | garantía | penalizaciones | exclusiones (lo que NO incluye) | condiciones especiales.
Reglas:
- Copia los importes tal como aparecen; no redondees ni calcules salvo el total, y si lo calculas, muestra la operación.
- Si un dato no aparece, escribe NO CONSTA. No lo deduzcas.
- En cada celda, añade entre paréntesis la página o el apartado de donde sale.
Al final, lista las celdas en las que tienes dudas.
Prompt 2 · Qué no es comparable
Revisa la tabla anterior y las ofertas.
1. ¿Qué partidas no incluye cada proveedor respecto a lo que pedimos?
2. ¿Qué diferencias de condiciones hacen que los precios no sean comparables directamente (IVA, portes, unidades distintas, cantidades mínimas, revisiones de precio)?
3. Señala cualquier cláusula que pueda suponer un coste extra.
Tabla: Proveedor | Diferencia | Impacto posible | Dónde aparece.
No recomiendes proveedor.
Prompt 3 · Preguntas de aclaración
Para cada proveedor, redacta un correo breve (máximo 120 palabras), cordial y profesional, pidiendo aclaración de los puntos "NO CONSTA" y de las diferencias detectadas:
"""[PEGA LA LISTA DE PUNTOS POR PROVEEDOR]"""
No adelantes precios de otros proveedores ni nuestro presupuesto.
Prompt 4 · Petición de oferta comparable
Redacta una petición de oferta para [QUÉ SE COMPRA] con:
"""
[PARTIDAS Y CANTIDADES, PLAZO, LUGAR DE ENTREGA, CONDICIONES, FECHA LÍMITE]
"""
Incluye una tabla que el proveedor deba rellenar con las mismas filas que usamos para comparar (precio por partida, total, IVA, portes, plazo, validez, pago, garantía, exclusiones).
Pide que indiquen expresamente lo que no incluyen. Tono profesional, máximo una página.
Cómo medir el beneficio
- Métrica: minutos por comparativa (incluida la comprobación de importes).
- Calidad: nº de discrepancias entre la tabla de la IA y el original (en la prueba del día 2) y errores detectados después.
- Resultado (opcional): ahorro conseguido en la negociación al detectar exclusiones o costes extra.
- Hoja simple:
| Fecha | Compra | Nº de ofertas | Min. a mano | Min. con IA (incl. comprobación) | Discrepancias encontradas | Coste oculto detectado (€) |
|---|
Riesgos y cómo evitarlos
| Riesgo | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Cifras mal leídas o inventadas (un precio unitario como total, un IVA que no estaba). | Página de origen en cada celda. Comprobación de todos los importes. Prueba del día 2 para calibrar. |
| “El más barato” que no lo es por exclusiones o portes. | Prompt 2. Petición de oferta comparable (prompt 4). |
| Confidencialidad de las ofertas. | Solo herramienta de empresa sin entrenamiento con tus datos. Revisa si la oferta lleva cláusula de confidencialidad. |
| Delegar la decisión. | La IA compara; la persona decide. En contratación pública, respeta la normativa de contratación. |
| Reglamento de IA. | Riesgo mínimo: art. 4. |
Errores típicos
- No comprobar los importes “porque la tabla queda muy bien”.
- Pedir “¿cuál es la mejor oferta?” y adjudicar.
- Subir escaneos sin texto.
- Mezclar ofertas de distintas peticiones.
- Pegar las ofertas en un chatbot personal.
Siguiente nivel
En compras, esta receta te lleva al nivel 3: comparativas de ofertas y peticiones con el asistente corporativo, con plantilla y revisión.
- Nivel 4: análisis de gasto y alertas de precio integrados con el ERP; lectura automática de ofertas (empieza con la exportación de facturas recibidas de 12 meses y pide los 10 proveedores cuyo precio unitario más ha subido).
- Nivel 5: mides ahorro por negociación, tiempo de ciclo de compra y gasto fuera de contrato.
Fuentes
- E02 · Dell’Acqua y otros (2023). Navigating the Jagged Technological Frontier. HBS WP 24-013. RCT, 758 consultores: dentro de la frontera, 25,1 % más rápido. VERIFICADO.
- E17b · DBT (2025). Ahorros mayores en tareas escritas de resumir y redactar. VERIFICADO.
- Reglamento (UE) 2024/1689, art. 4: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
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