Receta práctica de uso general. Adáptala a tu empresa, revisa lo que produzca la IA antes de usarlo y comprueba el contrato y la configuración de tu herramienta antes de meter datos. Tú decides cómo aplicarla y respondes de su uso.

Resumen. Con una herramienta de transcripción y un asistente de IA de empresa, el acta con acuerdos y responsables está lista minutos después de la reunión, y un pliego o un contrato de 60 páginas se queda en un resumen de una con las cláusulas que importan. En el experimento con 20.000 licencias de la administración británica, los usuarios declararon ahorrar 26 minutos al día, y la evaluación posterior del Departamento de Comercio vio que resumir y redactar eran las tareas en las que más tiempo se ahorraba (GDS, 2025; DBT, 2025).

Ficha rápida


Para quién	Cualquier sector. Especialmente construcción (actas de obra), ingeniería, despachos, asesorías y empresas con muchas reuniones internas. Cualquier tamaño. La lleva quien suele hacer las actas.
Tiempo	5 días. Unas 4 horas en total.
Esfuerzo	1/5 · Una persona, una semana, sin informática.
Coste orientativo	Si ya tienes un asistente de empresa (18-30 € por usuario y mes, comprobado) o una suite ofimática con transcripción incluida, 0 € extra. Un transcriptor aparte: depende del proveedor y de las horas al mes.
Reglamento de IA	Riesgo mínimo. Transcribir no es “biometría”. Está prohibido analizar las emociones o el tono de los asistentes (art. 5.1.f).
Datos personales	Medio. Una grabación de voz es un dato personal: informa siempre a los asistentes antes de grabar.

Qué necesitas antes de empezar

Herramienta de transcripción con cuenta de empresa: la que trae tu videollamada o suite ofimática (por ejemplo, la transcripción de Teams o de Meet) o un transcriptor de reuniones con IA. Para reuniones presenciales, la grabadora del móvil de empresa y la función de transcribir del asistente.
Asistente de IA de empresa (ver R01). Nunca una cuenta personal.
La frase de aviso para empezar las reuniones (está en el día 1).
Formación mínima: 30 minutos para leer esta receta y el semáforo.

Semáforo de datos para esta receta

Color	¿Lo meto?	Ejemplos
VERDE	Sí	Normas, pliegos públicos de licitaciones, documentación técnica publicada.
AMARILLO	Sí, con la cuenta de empresa	Reuniones internas de seguimiento, comités de obra, notas de proyecto.
NARANJA	Solo con herramienta aprobada para datos personales, y avisando	Reuniones con clientes o proveedores en las que se citan nombres.
ROJO	No, salvo autorización de dirección	Reuniones de consejo, despidos, sanciones, negociaciones salariales, salud de trabajadores, contratos de clientes con cláusula de confidencialidad.

Regla clara: reuniones sobre personas concretas (evaluaciones, conflictos, sanciones) no se graban ni se transcriben con IA.

Paso a paso

Día 1 · Prepara el aviso y elige 3 reuniones — Quién: quien hace las actas · Tiempo: 30 min

Elige 3 reuniones internas de esta semana. Nada de clientes todavía.
Copia esta frase y dila al empezar (y ponla en la convocatoria):

«Vamos a transcribir la reunión con IA para hacer el acta. La transcripción se borra cuando el acta esté aprobada. Si alguien no quiere, no grabamos.»
Decide dónde se guardan transcripción y acta, y cuándo se borra la transcripción (por ejemplo, a los 15 días).
Busca el último acta hecha a mano y anota cuánto tardaste. Es tu “antes”.

Día 2 · Primera acta con IA — Quién: quien hace las actas · Tiempo: 45 min

Activa la transcripción en la reunión.
Al terminar, pega la transcripción en el asistente con el prompt 1.
Revisa el acta frente a lo que recuerdas. Corrige nombres, cifras y fechas.
Envíala a los asistentes con esta pregunta: «¿Hay algún error o falta algún acuerdo?». Cronometra todo, revisión incluida.

Día 3 · Resumen de un documento largo — Quién: técnico o administración · Tiempo: 1 h

Elige un documento que alguien tenga que leer esta semana: un pliego, un contrato de proveedor, un informe, una norma.
Pásalo por el prompt 2.
Lee completas las partes críticas que el resumen señala (plazos, penalizaciones, responsabilidades, garantías). El resumen sirve para saber dónde mirar, no para dejar de mirar.
Anota cuántos errores u omisiones encuentras.

Día 4 · Segunda y tercera acta + lista de tareas — Quién: quien hace las actas · Tiempo: 1 h

Haz las otras dos actas con el prompt 1.
Usa el prompt 3 para sacar la lista de tareas con responsable y fecha, lista para pegar en vuestra herramienta de tareas o en una hoja.
Guarda en la carpeta “Prompts que funcionan” la versión del prompt que mejor resultado te ha dado.

Día 5 · Mide y decide — Quién: quien hace las actas + responsable · Tiempo: 45 min

Compara minutos por acta: antes y con IA (incluida la revisión).
Cuenta los errores que señalaron los asistentes.
Decide:
- Si funciona, extiéndelo a todas las reuniones internas.
- El siguiente paso, reuniones con clientes: solo con el aviso y con herramienta aprobada para datos personales (prompt 4 para el seguimiento comercial).

Prompts listos para copiar

Prompt 1 · Acta a partir de la transcripción

Actúas como secretario de reuniones de [TIPO DE EMPRESA].
Reunión: [NOMBRE], fecha [FECHA], asistentes: [LISTA DE NOMBRES Y CARGOS].
Transcripción (puede tener errores de reconocimiento de voz):
"""
[PEGA AQUÍ LA TRANSCRIPCIÓN]
"""
Redacta el acta con este formato:
1. Datos de la reunión.
2. Temas tratados (1-3 frases por tema, sin opiniones personales).
3. ACUERDOS: tabla con columnas Acuerdo | Responsable | Fecha límite.
4. Temas pendientes para la próxima reunión.
Reglas:
- Solo lo que se dijo. Si un acuerdo no tiene responsable o fecha en la transcripción, escribe NO CONSTA.
- No atribuyas frases literales a personas ni valores su actitud, tono o emociones.
- Si una cifra o un nombre suena dudoso por la transcripción, márcalo con [REVISAR].
Al final, lista los 3 puntos del acta en los que tengas menos seguridad.

Prompt 2 · Resumen de un documento largo (pliego, contrato, informe)

Actúas como técnico que prepara un resumen para su jefe.
Documento: [TIPO Y TÍTULO]. Para qué lo necesito: [p. ej., decidir si nos presentamos / firmar con este proveedor].
"""
[PEGA AQUÍ EL TEXTO O ADJUNTA EL PDF]
"""
Entrega, en una página como máximo:
1. Qué es y quién lo emite (1 frase).
2. Los 7 puntos más importantes para mi objetivo, cada uno con el apartado o la página de donde sale.
3. Tabla de PLAZOS Y FECHAS: hecho | fecha o plazo | apartado.
4. Tabla de PUNTOS CRÍTICOS: penalizaciones, garantías, responsabilidades, renovaciones automáticas, exclusiones | apartado.
5. Lo que el documento NO dice y debería decir (huecos).
Reglas: no interpretes la ley ni añadas información de fuera del documento. Si algo no consta, escribe NO CONSTA.
Termina con: "Partes que debes leer completas:" y la lista de apartados.

Prompt 3 · Lista de tareas para seguimiento

Del acta siguiente, extrae todas las tareas.
"""
[PEGA AQUÍ EL ACTA YA REVISADA]
"""
Devuelve una tabla: Nº | Tarea (empieza por un verbo) | Responsable | Fecha | Depende de.
Si una tarea no tiene responsable o fecha, déjalo en blanco y añádela al final en "Tareas sin dueño".
No inventes tareas que no estén en el acta.

Prompt 4 · Seguimiento de una reunión comercial (solo con aviso y herramienta aprobada)

Actúas como asistente comercial. Notas o transcripción de la reunión con [CLIENTE A]:
"""
[PEGA AQUÍ, quitando datos que no hagan falta]
"""
Prepara:
1. Resumen de 5 líneas de lo que necesita el cliente.
2. Compromisos que asumimos nosotros y que asumió el cliente, con fecha si consta.
3. Borrador de correo de seguimiento de menos de 150 palabras, tono [cercano/formal].
No incluyas precios, descuentos ni plazos que no aparezcan en las notas; si hacen falta, pon [CONFIRMAR].
No describas emociones, tono ni actitud de nadie.

Cómo medir el beneficio

Métrica: minutos por acta (desde que acaba la reunión hasta que se envía) y minutos por resumen de documento.
Calidad: nº de correcciones que piden los asistentes a cada acta.
Antes / después: último acta y último resumen hechos a mano frente a los de esta semana. Repite a los 30 días.
Hoja simple:

Fecha	Reunión o documento	Páginas o minutos de reunión	Min. antes	Min. con IA (incl. revisión)	Correcciones pedidas	Omisiones graves (sí/no)

Riesgos y cómo evitarlos

Riesgo	Cómo evitarlo
Alucinaciones u omisiones: un acuerdo que no se tomó, una fecha mal oída, una cláusula que el resumen no menciona.	El acta la revisa quien la firma y la validan los asistentes. Los prompts marcan lo dudoso y lo que no consta. Las cláusulas críticas se leen completas.
Grabar sin informar.	Frase de aviso al empezar y en la convocatoria. Si alguien se opone, no se graba. Borrado de la transcripción en un plazo fijo.
Reglamento de IA.	Transcribir y resumir es riesgo mínimo: solo te aplica el art. 4 (formación de quien lo usa). Usar la herramienta para analizar el tono, el estrés o las emociones de compañeros es una práctica prohibida desde el 2-feb-2025 (art. 5.1.f). Si la herramienta trae esa función, desactívala.
RGPD.	La voz y lo que se dice son datos personales. Herramienta de empresa con contrato de encargado (art. 28 RGPD). No transcribir reuniones sobre la salud, el rendimiento o la disciplina de personas concretas.

Errores típicos

Enviar el acta sin revisar porque “la ha hecho la IA”.
Dar por bueno el resumen de un contrato sin leer plazos, penalizaciones y responsabilidad.
Transcribir reuniones con clientes el primer día, sin aviso.
Guardar transcripciones para siempre “por si acaso”.
Pegar un PDF escaneado sin texto: la IA no lo lee bien. Pásalo antes por reconocimiento de texto (OCR).

Siguiente nivel

En documentos e informes, esta receta consolida el nivel 3 (asistente corporativo con plantillas de instrucciones para documentos habituales).

Nivel 4: la transcripción y el acta salen solas de la herramienta de videollamada y se guardan en el gestor documental; el resumen comercial se vuelca en el CRM (en ventas, nivel 4: “la IA está en el CRM: resume reuniones, propone el siguiente paso”).
Nivel 5: mides minutos por acta y correcciones, y mejoras las plantillas cada trimestre.

Fuentes

E17a · GDS (2-jun-2025). Microsoft 365 Copilot Experiment: Cross-Government Findings Report. 20.000 licencias. Ahorro autodeclarado de 26 min/día. VERIFICADO.
E17b · DBT (ago-2025). Microsoft 365 Copilot evaluation. Ahorros pequeños, mayores en resumir y redactar; sin evidencia de mejora de productividad. VERIFICADO.
E03 · Noy y Zhang (2023), Science. RCT de redacción. VERIFICADO (nota oficial).
Reglamento (UE) 2024/1689, art. 5.1.f y art. 4: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
../legal/clasificacion.md §2.4: la transcripción no es alto riesgo por sí misma.

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Información general, no asesoramiento jurídico ni profesional. Los resultados dependen de tu empresa: mide antes y después.

Más contexto: cómo implantar la IA en la empresa, por dónde empezar y todas las guías.

Cómo usar IA para hacer actas de reunión y resumir documentos largos en tu empresa